Dodawanie i edycja kart pacjentów

Pracownicy recepcji mają możliwość wyjątkowo szybkiej obsługi pacjentów pod względem zarządzania ich kartami, w zakresie dodawania i edycji danych kontaktowych. Dodanie nowego pacjenta jest kwestią wyboru odpowiedniej pozycji z rozwijanego menu, dostępnego z dowolnego miejsca w programie, a następnie wprowadzenia przynajmniej podstawowych danych, które oczywiście można uzupełnić w czasie późniejszym. Aby dokonać zmian informacji o pacjencie, wystarczy odszukać go w bazie i uruchomić Centrum Zarządzania Pacjentem. Cała operacja wymaga zatem jedynie kilku kliknięć.

Ustawienia godzin pracy psychologów

Wyznaczanie godzin pracy psychologów na dany dzień, tydzień lub miesiąc, w wielu placówkach realizowane jest właśnie przez pracowników recepcji. W Platformie iGabinet, można tego szybko dokonać bez względu na to, dla ilu psychologów i na jaki okres wyznaczany jest czas pracy. W przypadku sieci placówek szybkość tych operacji jest niezależna od tego, w ilu placówkach psycholodzy będą przyjmować. Z pomocą przychodzi tutaj wygodny mechanizm szablonów godzin pracy, dzięki czemu raz zdefiniowane ustawienia, mogą zostać błyskawicznie wyznaczane na kolejne okresy.

Zarządzanie rejestracją pacjentów

Gdy zdefiniowane zostaną godziny pracy psychologów, pracownicy recepcji mogą rozpocząć rejestrację pacjentów na wizyty. Jeżeli placówka oferuje rejestrację on-line na swojej stronie WWW, wówczas także pacjenci mogą samodzielnie dopełnić wszelkich formalności rejestracyjnych. Pracownicy recepcji, jak też psycholodzy, posiadają jednak największe możliwości w tym zakresie i za pomocą kilku kliknięć są w stanie umówić pacjenta na dowolny termin, także poza określonymi godzinami pracy. Podobnie szybko można zmienić lub anulować termin wizyty, informując pacjenta przez E-mail i SMS.

Grafik pracy z mechanizmem "przeciągnij i upuść"

W Platformie iGabinet obsługa rejestracji pacjentów przez psychologów lub recepcję, może odbywać się na kilka sposobów. Jednym z bardziej wygodnych i intuicyjnych narzędzi ku temu, jest grafik pracy działający na zasadzie "przeciągnij i upuść" (z ang. "drag'n'drop"). Dzięki niemu obsługa rejestracji jest jeszcze prostsza, a wszelkie zmiany w terminach rezerwacji pacjentów można wprowadzać za pomocą myszki. Poza wygodnym i poglądowym widokiem planu pracy na dany dzień lub tydzień, grafik pracy jest również najwygodniejszym sposobem przenoszenia rezerwacji między psychologami.

Ustawienia automatycznych powiadomień

Bez względu, czy pracownik recepcji dokonuje rejestracji pacjenta korzystając z listy terminów, czy też z grafika pracy, istnieje możliwość każdorazowego powiadomienia pacjenta o wykonanej operacji za pomocą E-mail i/lub SMS. Oznacza to, że zapisując pacjenta na wizytę, zmieniając jej termin na inny lub anulując tę wizytę całkowicie, każdy pacjent może natychmiast zostać o tym natychmiast poinformowany. Jeżeli dana placówka przyjmuje pacjentów zagranicznych, powiadomienia mogą odbywać się w ojczystym języku danego pacjenta, co niewątpliwie bardzo ułatwia życie pracownikom wielu recepcji ;)

Generowanie oraz drukowanie agendy wizyt

Platforma iGabinet umożliwia szybkie generowanie i wydruki agendy, będącej planem wizyt zarezerwowanych na dany okres. Rozwiązanie jest popularne szczególnie w przypadku dużych NZOZów, gdy często nie wszyscy specjaliści są wystarczająco biegli w obsłudze oprogramowania. Pracownicy recepcji mogą wówczas odpowiednio wcześniej przekazać psychologom listę ich rezerwacji w postaci wydruku, bądź pliku PDF wysłanego na e-mail. Innym często stosowanym rozwiązaniem jest drukowanie agendy, jako planu zagospodarowania określonych gabinetów np. na dany dzień.

Wersja mobilna do zarządzania rejestracją pacjentów

Choć wersja mobilna Platformy iGabinet, umożliwiająca szybkie i wygodne zarządzanie rejestracją pacjentów przez smartfona lub tablet, w głównej mierze jest przeznaczona dla psychologów będących w danym momencie poza swoją placówką, to w wielu przypadkach jest ona również stosowana przez pracowników recepcji. Wersja mobilna umożliwia obsługę telefonicznej rejestracji pacjentów poza placówką, a nawet poza urzędowymi godzinami pracy. Rozwiązanie jest zatem szczególnie przydatne w sytuacji, gdy dzwoni pacjent w celu umówienia wizyty, a nie mamy akurat dostępu do komputera.