Obsługa płatności pacjentów za wykonane usługi

Podstawową i najczęściej stosowaną funkcją modułu finansowego jest przyjmowanie i obsługa płatności od pacjentów. Za pomocą dedykowanych narzędzi mamy możliwość tworzenia cenników usług psychologicznych (opisanych poniżej), a następnie wygodnego rozliczania wszelkich usług wykonanych podczas wizyty. W zależności od przyjętej polityki wewnętrznej, wykonane usługi oraz opłaty mogą być wprowadzane przez psychologa lub asystentkę. Płatność może następować w gabinecie lub na recepcji, gdzie widać już jednak wyłącznie kwotę pozostającą do zapłaty przez pacjenta.

Realizacja płatności częściowych pacjentów

Często zdarza się sytuacja, gdy podczas wizyty pojawia się konieczność wykonania dodatkowych usług lub zabiegów, na które dany pacjent nie był przygotowany, zwłaszcza finansowo. Z pomocą przychodzi tutaj narzędzie obsługi płatności częściowych, pozwalające na rozliczenie części należności za wybrane usługi, podczas gdy reszta należności pozostaje do rozliczenia podczas kolejnej wizyty. Alternatywną możliwością jest zapłata ustalonej kwoty, pozostawiając pozostałą część należności z tytułu usług wykonanych na wizycie, do zapłaty w innym terminie, dogodnym dla każdej ze stron.

Obsługa zaległości płatniczych pacjentów

Ppsycholodzy oraz pracownicy recepcji otrzymują skuteczne narzędzia monitorowania i obsługi zaległości płatniczych pacjentów. Dzieki temu jak na dłoni mogą przeglądać wszystkie nierozliczone wizyty, z podziałem na zalegających pacjentów oraz ich nieopłacone zabiegi. Rozwiązanie zapewnia również narzędzia wyszukujące, pozwalające odszukać zaległości płatnicze u wskazanych pacjentów, w danym okresie, z wybranym statusem, metodą płatności czy dokumentem sprzedażowym. Mamy także możliwość szybkiego odszukania usług i zabiegów z wyraźnie przekroczonym terminem płatności.

Metody płatności, rachunki i faktury VAT

Istnieje możliwość rozliczania wpłat pacjentów za pomocą różnych metod płatności, jak na przykład: zapłata gotówką do kasy, przelewem na konto, kuponem rabatowym, w ramach ubezpieczenia, lub systemu ratalnego. Można przy tym zdefiniować dowolną ilość metod płatności, zgodnie z przyjętą strategią i polityką płatniczą. Moduł finansowy zapewnia także możliwość drukowania pacjentom rachunków i faktur za wykonane usługi, umożliwiając konfigurację rodzaju dokumentu sprzedażowego, sposobu numeracji, terminu płatności czy ewentualnej stawki podatku VAT.

Indywidualne i niezależne cenniki usługowe

Usługi wykonane podczas wizyt, mogą być błyskawicznie przypisywane w trybie "ad hoc", jak również poprzez wygodny ich wybór z przygotowanego wcześniej cennika. Rozwiązanie zapewnia wyjątkowo elastyczne możliwości rozliczeń, pozwalając na stworzenie indywidualnych rodzajów cenników dla poszczególnych grup specjalistów, przez co ta sama usługa może posiadać inną cenę w zależności od tego, przez kogo jest wykonywana. Narzędzie umożliwia również wygodne grupowanie usług, co dodatkowo ułatwia ich późniejsze odszukiwanie, zwłaszcza posiadając bogatą ofertę zabiegową.

Rozliczenia placówki z zatrudnionymi psychologami

Podobnie jak w przypadku cenników, mechanizm rozliczeń ze specjalistami pozwala na utworzenie indywidualnych grup rozliczeniowych psychologów. Rozwiązanie doceniają szczególnie menedżerowie placówek zatrudniających lekrzy, z uwagi na możliwość określania niezależnych grup rozliczeniowych, umożliwiających niezależne rozliczenie prowizji z zabiegów wykonanych w placówce. Rozliczenia z psychologami mogą przebiegać na podstawie prowizji procentowej w stosunku do ceny zabiegu, jak również prowizji kwotowej przewidującej stałe wynagrodzenie, niezależnie od ceny zabiegu.

Indywidualne ograniczenia dostępu i widoczności

Platforma iGabinet oferuje szerokie możliwości ograniczeń widoczności oraz dostępu poszczególnych zasobów. Z wielu przyczyn, menedżerom placówek zatrudniających psychologów często zależy na tym, aby niektórzy mogli posiadać dostęp wyłącznie do informacji, które ich bezpośrednio dotyczą. W efekcie dany psycholog może uzyskać dostęp wyłącznie do swoich pacjentów, rezerwacji i wizyt, do płatności za wykonane przez siebie usługi, czy tylko do korespondencji, której jest autorem. W celu dodatkowej poufności, można ograniczyć specjalistom dostęp do danych teleadresowych pacjentów.

Raporty dotyczące płatności pacjentów

Oprócz opisanych już wcześniej dynamicznych statystyk i wykresów, Platforma iGabinet może zostać rozszerzona o narzędzie generowania szczegółowych raportów finansowych, z możliwością eksportu tych danych do popularnych formatów np. PDF. Pierwszym z nich jest raport prezentujący dane finansowe dotyczace pacjentów, prezentujący liczbę sumaryczną wartość odbytych wizyt w danym okresie, średni koszt wizyty, jak też opłacone i nieopłacone kwoty w zakresie rozliczeń za wykonane zabiegi. Wygodna wyszukiwarka umożliwia odszukanie poszczególnych grup pacjentów za pomocą szeregu kryteriów.

Raporty dotyczące wykonanych usług

Równie istotnym raportem z menedżerskiego punktu widzenia jest raport prezentujący wszystkie usługi i zabiegi wykonanych podczas wizyt w określonym okresie. Na podstawie szeregu różnych kryteriów możemy wyszukiwać usługi z wyszczególnieniem m.in. psychologa, pajcenta i wizyty, na której dana usługa została wykonana, a także danych finansowych, statusów płacności, wartości należnych prowizji i innych. Dzięki temu zarząd placówki może monitorować jej progresję, a w przypadku obsługi całej sieci placówek porównywać wyniki każdej z nich, za pomocą jednego narzędzia.

Raporty dotyczące rozliczeń z psychologami

Kolejnym ważnym narzędziem menedżerskim są raporty prowizji za wykonane usługi, stanowiące duże udogodnienie przy rozliczaniu się z psychologami. Dzięki wygodnemu podsumowaniu prowizji za określony okres, menedżerowie mają możliwość wygodnego rozliczania się z psychologami nawet w trybie dziennym. Raport przedstawia wykaz prowizji zarówno od opłaconych, jak też od jeszcze nieopłaconych usług, umożliwiając eksport szczegółów usług i prowizji, składających się na wynagrodzenie danego psychologa np. w celu przesłania go psychologowi za pomocą poczty E-mail.